Posta kutularımız sınırlandırma boyutlarına ulaştığında, artık posta alamaz veya gönderemez duruma gelebiliriz. Bir diğer sorun ise büyük posta kutularıyla ilgili, Outlook’un yüklenmesi ve çalışması daha uzun sürebiliyor. Bu sorunların tek bir çözümü bulunmakta “Online Archive”.
Online Arşiv posta kutusu, doğru bir lisansa sahip kullanıcılar tarafından kullanılabilmektedir. Online Arşivlerin avantajı, eski epostaları otomatik olarak ayrı bir arşiv posta kutusunda arşivlemesidir.
Online Arşiv Nedir?
Adından da anlaşılacağı gibi, çevrimiçi bir arşiv posta kutusudur. Bu, Exchange Online Arşivi’ne birkaç önemli özellik kazandırmaktadır;
- Yalnızca internet bağlantısıyla erişilebiliyor
- Veriler kullanıcının bilgisayarında depolanmaz, böylece disk alanından tasarruf edilir
- Ayrı bir posta kutusu olarak gelmektedir
E-postayı Yerinde arşive arşivleyerek, kullanıcının bilgisayarında disk alanı boşaltabilirsiniz. Bu, Outlook’un yükleme süresini azaltmaya da yardımcı olacaktır(OST Dosyası). Ayrıca, posta kutusunun temizlenmesine de yardımcı olur, çünkü varsayılan olarak Outlook yalnızca birincil posta kutusunda arama yapmaktadır.
Arşiv Klasörü ve Online Arşiv Arasındaki Fark
Her Outlook posta kutusu bir Arşiv klasörüyle birlikte gelmektedir. Kullanıcılar gelen kutularını temizlemek için e-postaları arşiv klasörlerine taşıyabilir veya bunun için Arşiv düğmesini kullanabiliyorlar. Bu klasör ile Çevrimiçi Arşiv arasındaki fark, Arşiv klasörünün kullanıcının birincil posta kutusunun bir parçası olmasıdır. Outlook arama yaparken veya açılırken bu klasörüde yüklemektedir.
Bu, posta kutusu boyutunu küçültmediği ve arşivdeki e-posta öğelerinin arama sonucunda görüntülenmeye devam ettiği anlamına geliyor.
local PST File | Archive Folder | Online Archive | |
|---|---|---|---|
| Location | Yerel Bilgisayar | Birincil Posta Kutusu | Exchange Online |
| Max Size | 50GB | Posta kutusunun bir parçası | 50GB/1.5 TB |
| Displayed in the search result | Hayır | Evet | Hayır |
| Accessible from | Yerel bilgisayar | Anywhere | İnternet gereklidir |
Postalarınızı yerel PST dosyalarında da arşivleyebilirsiniz. PST dosyalarıyla ilgili sorun, yedeklendiklerinden emin olmanız gerekiyor. Aksi takdirde, kullanıcının cihazı kaybolduğunda veya sabit sürücü çöktüğünde veri kaybetme riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz.
PST dosyalarıyla ilgili başka bir sorun, yalnızca PST dosyasının bulunduğu bilgisayardan erişilebilmeleridir. Online arşive Outlook Online veya Outlook App’ten de erişilebiliyorsunuz.
Exchange Online Arşivleme Lisansı
Exchange Online Arşivi çoğu Office 365 planında kullanılabilir. Lisansınıza bağlı olarak 50 GB veya 1,5 TB arşivleme alanına erişiminiz olur.
Çevrimiçi Arşiv posta kutuları artık günlük kaydı veya toplu arşivleme yöntemleri (aktarım kurallarının kullanımı gibi) için kullanılamaz. Microsoft, posta kutularını arşivlemek için günde 1 GB’lık bir büyüme sınırı uygulamıştır. Arşiv posta kutusu yalnızca ait olduğu bireysel kullanıcı veya paylaşılan posta kutusu tarafından kullanılabilir.
Aşağıdaki planların 50 GB arşiv alanına erişimi vardır:
- Microsoft 365 İş Temel
- Microsoft 365 İş Standart
- Office 365 E1
Ve aşağıdaki planlar 1,5 TB’lık bir Çevrimiçi Arşive sahiptir:
- Office 365 E3
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
Paylaşılan ve Kaynak posta kutularının da Exchange Online Arşiv posta kutusu vardır, ancak bunlar 50 GB ile sınırlıdır. Paylaşılan bir posta kutusu için daha büyük bir arşive ihtiyacınız varsa, posta kutusuna bir E3 veya E5 lisansı atamanız gerekmektedir.
Online Arşiv Boyut Sınırı
1,5 TB arşiv sınırının ilk arşiv boyutu olmadığını bilmek gerekir. Çevrimiçi arşiv başlangıçta 100GB ile sınırlıdır. Tek arşiv neredeyse dolduğunda (%90’da) otomatik genişleyen arşivleme ile arşivleyebilirsiniz.
Bu, arşiv 1,5 Tb sınırına ulaşana kadar 100 Gb depolama alanı sınırı daha ekler. Ek depolama alanının eklenmesinin 30 gün kadar sürebiliyor.
O365’te Online Arşiv Etkinleştirme
Exchange Online Arşivi, kullanıcılarınız için varsayılan olarak etkindir. Çevrimiçi arşivi kullanmak istediğinizde, kullanıcı başına veya tüm kuruluşunuz için etkinleştirmeniz gerekir.
Microsoft Uyumluluk Merkezi (Microsoft Purview) açın
Veri yaşam döngüsü (Data lifecycle management) tıklayın.
Kullanıcımızı seçiyoruz ve Enable Archive butonuna tıklıyoruz.
Daha sonra onaylamımız gerekiyor.
Exchange Yönetim Merkezi ile Etkinleştirme Adımı
- Exchange Yönetim Merkezi’ni açın
- Alıcılar’ı genişletin ve Posta Kutuları’nı seçin
- Kullanıcıya tıklayın
- Diğerleri’ne tıklayın
- Posta kutusu arşivini yönet’i açma
- Posta Kutusu Arşivi’ni etkinleştirin
PowerShell ile Online Archive Etkinleştirme
Bu yöntemler, arşiv posta kutusunu yalnızca birkaç Office 365 kullanıcısı için etkinleştirmeniz gerekiyorsa harika bir yöntemdir. Arşiv posta kutusunu kuruluşunuzdaki tüm veya birden çok kullanıcı için etkinleştirmek istediğinizde PowerShell’i daha iyi kullanabilirsiniz.
Çevrimiçi arşiv posta kutusunun posta kutusu başına etkinleştirilmesi gerekir. PowerShell’in avantajı, tüm kullanıcıları veya bir kullanıcı grubunu kolayca seçebilmemizdir. İlk olarak, PowerShell’i açın ve Exchange Online’a bağlanın
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName cengiz@cengizyilmaz.net
Tek posta kutusunda etkinleştirme yapmak için aşağıdaki komut setini kullanabilirsiniz.
Enable-Mailbox -Identity cengiz@cengizyilmaz.net -Archive
Online Arşiv’i etkinleştirdikten sonra, birincil posta kutusunun altındaki Outlook’ta görünür hale gelecektir. Kullanıcını Online arşive erişebilmesi için Outlook’u yeniden başlatması gerekir.
Arşiv posta kutusunu tüm kullanıcılar için etkinleştirmek için öncelikle bir arşiv posta kutusunun etkin olmadığını gösteren bir arşiv ayarlanmamış tüm posta kutularını alabiliriz.
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | ft
Tüm kullanıcılar için arşiv posta kutusunu etkinleştirmek için aşağıdaki komut setini kullanmanız yeterli olacaktır.
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
Otomatik genişleyen arşivi etkinleştir
Lisansınız 1,5 TB’a kadar Exchange Online Arşivi içeriyorsa, Otomatik Genişleyen Arşiv’i de etkinleştirmenizi öneririm. Tıpkı arşiv posta kutusu gibi, mevcut her kullanıcı için etkinleştirmemiz gerekecek. Ama önce, kuruluşun özelliğini etkinleştirmemiz gerekiyor.
PowerShell’de Exchange Online’a bağlı olduğunuzdan emin olun ve kiracınız için otomatik genişleyen arşivi etkinleştirmek üzere aşağıdaki komutu çalıştırın:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName cengiz@cengizyilmaz.net
Otomatik genişleme özelliğini açmanız için kullanmanız gereken komut seti aşağıdaki gibidir;
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive
Kuruluşunuz için otomatik genişletme etkinleştirildiğinde, yeni posta kutuları için otomatik olarak etkinleştirilir. Ancak mevcut posta kutuları için PowerShell ile el ile otomatik genişletmeyi etkinleştirmemiz gerekir:
Tek bir MBX üzerinde etkinleştirme yapmak için;
Enable-Mailbox cengiz@cengizyilmaz.net -AutoExpandingArchive
Tüm kullanıcılar için etkinleştirme yapmak için;
Get-Mailbox | where {$_.AutoExpandingArchiveEnabled -eq $false} | Enable-Mailbox -AutoExpandingArchive
Exchange Online Arşivleme İlkeleri
Exchange Online Arşivleme ilkeleri temel alır. Tüm posta kutusu klasörlerine uygulanan varsayılan ilke “2 yıl sonra arşive taşı”dır. Bu, e-postaların alındıktan veya gönderildikten 2 yıl sonra otomatik olarak Outlook Online Arşivi’ne taşınacağı anlamına gelir.
Şu anda posta kutusu klasörlerinize uygulayabileceğiniz 4 olası arşivleme ilkesi vardır:
- Üst Klasör İlkesi’ni Kullanma (2 yıl)
- 1 Yıl
- 5 Yıllık
- Hiç
İlkeyi gelen kutunuzda veya bir alt klasörde değiştirmek mümkündür.
- Klasöre sağ tıklayın ve Özellikler’i seçin
- İlke sekmesini açın
- Çevrimiçi Arşiv İlkesi’ni 1 yıl olarak değiştirin
Exchange Arşivleme İlkeleri Ekleme veya Değiştirme
Eski Exchange Yönetim Merkezi’nde, çevrimiçi arşivleme ilkeleri için kullanılan Bekletme Etiketlerini kolayca ekleyebilir veya değiştirebilirsiniz. Microsoft purview Center’da yapılan en son değişiklikle bu seçenek artık kullanılamıyor.
Bu nedenle, varsayılan ilkeyi değiştirmek veya yeni bir ilke eklemek için PowerShell kullanmanız gerekir. Mevcut bekletme ilkelerini görüntülemek için aşağıdaki komut setini kullanabiliriz.
Exchange Online ile bağlantı kuralım.
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName cengiz@cengizyilmaz.net
Arşiv politikasını inceleyelim
Get-RetentionPolicyTag | where {$_.RetentionAction -eq 'MoveToArchive'}
Varsayılan ilkeler yeterli olmadığında, PowerShell kullanarak yeni bir ilke eklemek mümkündür. Önemli birkaç parametre vardır:
- RetentionEnabled – Outlook’ta bir ilke kuralını etkinleştirme veya devre dışı bırakma
- AgeLimitForRetention – Politikayı x gün sonra uygulayın
- RetentionAction – Çevrimiçi arşivleme için MoveToArchive olarak ayarlandı
- Tür – Kişisel veya yeni bir varsayılan ilke oluştururken Tümü’nü kullanın
E-posta öğelerini 6 ay sonra arşivlemek için aşağıdaki ilkeyi oluşturabiliriz, örneğin:
New-RetentionPolicyTag "6 Aylik Arsivleme" -Type Personal -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 180 -RetentionAction MoveToArchive
Varsayılan politikayı da ayarlayabilir veya değiştirebiliriz. Varsayılan olarak tüm öğeleri 1 yıl sonra arşive taşımak istediğinizi varsayalım.
New-RetentionPolicyTag "Kurulus geneli varsayilan ilke" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive
